[배운철의 창업전략] 스타트업 사업 성과향상을 위한 도구 활용법
[배운철의 창업전략] 스타트업 사업 성과향상을 위한 도구 활용법
스타트업 창업 준비와 문제해결에 활용할 수 있는 효과적인 회의방식
  • 배운철 블록체인전략연구소 소장
  • 승인 2019.10.29 16:44
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출처: 게티이미지뱅크
출처: 게티이미지뱅크

[스타트업투데이] 스타트업을 만나든 대기업을 만나든 항상 고민하는 게 있습니다. 대표나 임원 한두 명의 아이디어로 사업과 관련된 중요한 문제를 해결하기란 쉽지 않습니다. 창업 아이템에 대한 고민부터 목표 시장과 고객에 대한 설정, 구체적 마케팅 전략 수립까지 다양한 해결과제들이 늘 머리를 아프게 합니다. 경영 컨설팅 영역에서 가장 자주 등장하는 주제 중 하나가 아이디어 수집과 효과적인 회의 진행 방법입니다.

팀원들이 다양한 아이디어를 제안할 수 있도록 분위기를 만들고, 제출받은 아이디어를 구체적인 목표와 실행 계획으로 정리하는 업무 절차가 필요합니다. 아이디어 도출과 효과적 목표 관리는 팀 활동뿐만 아니라 각 개인의 업무 역량에도 매우 중요합니다.

발산형 사고와 수렴형 사고

창업을 위한 사업 아이템을 찾거나, 새로운 일 혹은 프로젝트를 시작하려 할 때 막연하게 머릿속에는 있는데 정리가 잘 되지 않을 때가 많습니다. 아이디어를 내려 할 때 오히려 머리가 더 돌아가지 않는 느낌이 들 때도 있습니다. 많은 아이디어 발상법에 관련된 내용들은 크게 두 가지 접근법을 얘기합니다.

아이디어는 다양한 아이디어를 쏟아내도록 하는 ‘발산형 사고’와, 복잡한 생각과 아이디어를 특정 기준에 따라 정리하고 그 범주에서 빠진 내용을 끌어내는 ‘수렴형 사고’로 나뉩니다. 일반적으로 아이디어 발상법에 익숙하지 않은 곳은 ‘발산형 사고’ 방식을 활용합니다. 다양한 아이디어를 제안하는데 비교적 익숙한 곳은 ‘수렴형 사고’ 방식이 더 효과적입니다.

문제해결과 연결해 조금이라도 가능성이 있는 해결 방안을 머릿속에서 모두 끄집어 낼 수 있는 장치나 도구가 필요합니다. 아이디어 발산과 수렴을 위해 적절한 도구와 프레임워크를 활용하면 좀 더 쉽게 아이디어를 모을 수 있습니다.

발산형 사고 향상을 위해 가장 많이 추천하는 방식은 ‘브레인스토밍’과 ‘마인드맵’입니다. 필자는 그간 코칭과 컨설팅을 통해 ‘브레인스토밍’ 방식이 아이디어 결과물까지 도달하는 것은 어렵다는 것을 알게 됐습니다. 최근에는 ‘브레인스토밍’ 대신 ‘브레인라이팅’ 방식을 활용해 성과를 볼 수 있었습니다.

‘수렴형 사고’를 향상시키기 위해 가장 많이 추천하는 방식은 ‘만다라트’ 방식과 ‘아웃라이너’입니다. 아이디어 발산에 큰 어려움이 없고 체계적인 사고와 정리에 익숙한 개인이나 팀은 바로 ‘만다라트’ 또는 ‘아웃라이너’ 방식으로 아이디어를 정리하는 습관을 익히면 업무 성과에 크게 만족할 겁니다.

 

‘브레인라이팅’ 활용법

‘브레인스토밍’으로 효과를 못 본 팀은 ‘브레인라이팅’을 추천합니다. 관심 주제에 대해 생각나는 아이디어를 쉽게 쏟아내는 창의적 사고 훈련 방법입니다. 2016년 10월 11일 중앙일보 기사에 나온 연구에 따르면 ‘브레인라이팅’이 ‘브레인스토밍’보다 창의적 아이디어를 40% 더 생산한다고 합니다.

여러 자료에 따르면 6명이 모여 각자 3개의 아이디어를 5분 동안 낸다고 해서 ‘6-3-5 발상법’이라고 부르기도 하며, ‘침묵의 발상법’이라고도 합니다. 개인적으로는 5명이 한 팀이 돼 3개의 아이디어를 3분 동안 작성하는 ‘5-3-3 방식’으로 적용하고 ‘브레인스토밍’으로 연결하는 게 더 효과적이었습니다.

‘브레인라이팅’을 위한 종이 양식은 인터넷을 통해 쉽게 구할 수 있습니다. 양식이 없다면 간단하게 A4 용지에 칸을 나눠 만들 수도 있습니다. 종이양식 없이 ‘브레인라이팅’ 방식에 따라 포스트잇으로 팀별로 각자 아이디어를 벽면에 붙이며 서서 진행하는 방식도 가능합니다.

문제 해결을 위한 주제에 대해 각자 자신의 번호나 이름 옆에 있는 칸에 주제와 관련된 자신의 아이디어 3가지를 적습니다. 사전에 많은 준비가 필요한 주제인 경우, 미리 주제를 공지하고 아이디어를 준비해서 회의에 참석합니다. 정해진 시간이 지나면 자신이 적은 ‘브레인라이팅’ 종이를 옆 사람에게 넘깁니다. 종이를 받으면 다시 두 번째 아이디어 쓰기를 합니다. 이때는 앞선 사람의 아이디어 3가지를 참고하며 추가적인 아이디어를 낼 수 있습니다. ‘브레인라이팅’이 ‘브레인스토밍’보다 나은 점은 의견 발표에 소극적인 팀원들의 의견까지 끌어낼 수 있다는 것입니다. 많은 사람 앞에서 발표하는 것이 익숙하지 않은 팀원도 부담 없이 참여할 수 있습니다. 

‘브레인라이팅’은 소수의 회의 의견 독점을 방지할 수 있습니다. 이해관계가 민감한 주제일 경우, 회의 과정에서 논쟁이 발생할 수 있는데 ‘브레인라이팅’을 활용하면 불필요한 감정 대립을 최소화할 수 있습니다. ‘브레인라이팅’은 아이디어 회의를 마친 후 ‘브레인라이팅’으로 회의록을 대신할 수도 있어 회의 기록과 정리 부담도 줄일 수 있습니다. 창업 아이디어, 목표 시장과 목표 고객 발굴, 마케팅 전략 도출, 고객 서비스 개선 등 기업의 모든 업무에 ‘브레인라이팅’을 도입해 업무 성과를 높일 수 있습니다. 

 

‘만다라트’ 활용법

‘만다라트’는 목표 관리를 위해 활용하면 좋습니다. 아이디어 발산과 수렴을 동시에 진행할 수 있는 유용한 도구입니다. 마인드맵이 백지에서 완전히 자유롭게 아이디어를 발산하는 방식이라 시작이 어렵다고 느낀다면, ‘만다라트’를 활용해 보다 쉽게 아이디어를 낼 수 있습니다.

‘만다라트’도 미리 ‘만다라트’ 양식을 다운받아 활용해도 되고, 포스트잇이나 A4 용지에 직접 칸을 그리면서 작성할 수도 있습니다. 양식보다는 아이디어를 발산하는 방식을 활용하는 것이 중요합니다. 한 가운데 가로 3칸, 세로 3칸의 사각형을 그리고 가운데 칸에 달성해야 할 가장 중요한 목표를 적습니다. 그 후 ‘브레인라이팅’에서 나온 아이디어 중 중요하면서도 우선 해결해야 할 문제를 목표로 적습니다.

제일 가운데 칸에 적힌 목표를 달성하기 위한 실행 방안으로 어떤 세부 목표를 달성해야 하는지 주위에 있는 칸에 적습니다. 이렇게 가운데 중심 칸이 채워지면 그 바깥쪽으로 세부 목표를 한번 더 씁니다. 세부 목표가 적힌 네모 칸 바깥 쪽으로 해당 세부 목표를 달성하기 위한 실행 방안을 적습니다. 아이디어가 많이 떠오르지 않을 때는 모든 칸을 채우려 하지 말고 채울 수 있는 칸부터 작성합니다.

아이디어가 발산되지 않으면 2~3 칸을 채우는 것도 어렵습니다. ‘만다라트’ 양식으로 회의할 때는 사전에 충분히 아이디어를 발산하고, ‘브레인라이팅’으로 아이디어를 많이 쏟아낸 다음 활용하면 더 효과적입니다.

‘만다라트’ 방식으로 아이디어 회의를 진행하면 중심 목표, 세부 목표, 실행 방안까지 정리할 수 있는 장점이 있습니다. 그리고 어떤 세부 목표에 대해 아이디어가 부족한지도 파악할 수 있어, 팀별로 같은 주제로 만다라트를 작성해 보면 팀별 업무에 대한 강점과 약점 등을 간접적으로 파악할 수 있는 효과도 있습니다.

‘만다라트’로 목표 관리를 할 경우, 1개의 중심 목표에 8개의 세부 목표와 64개의 세부 실행 방안을 정리할 수 있습니다. ‘만다라트’ 작성만 잘해도 분명한 목표 관리, 구체적인 실행 방안을 팀원 전체가 명확하게 이해할 수 있습니다. 제 칼럼에서 여러번 강조한 수평적 기업문화, 원활한 커뮤니케이션, 투명한 기업 운영의 구체적인 보조 도구로 만다라트 양식을 활용할 수 있습니다.

 

성과향상 도구 활용

스타트업이나 대기업에서 성과향상을 위해 활용할 수 있는 추가적인 도구 활용법이 많이 있습니다. 지속적으로 정보와 할일 관리를 하는 것, 기획서나 보고서를 작성해 적절한 결과물을 공유하는 것도 성과향상에 중요합니다.

개인의 업무 성과향상 도구로 가장 추천하는 도구로 ‘워크플로위(workflowy)’가 있습니다. 개인과 팀 단위로 협력하고 문서를 작성, 공유하는 도구는 ‘노션(Notion)’을 추천합니다. 구글 문서도구, 에버노트, 원노트 등도 각각 장점이 있습니다만 문서 업무와 관련된 생산성과 협업, 공유라는 관점에서 노션의 기능이 탁월합니다. 

성과향상 도구를 선택할 때 몇 가지 기준을 가지고 살펴볼 수 있습니다. 노트북, 스마트폰 등 환경에 제약 없이 사용할 수 있는 것이 좋습니다. 공유와 협업기능이 있는지 살펴보면 좋습니다. 보기 기능만 제공할 수 있는 공유 기능과 편집 기능으로 함께 작업할 수 있는 협업기능이 있으면 성과를 내는데 좋습니다. 권한 관리가 어려운데, 가능하면 보기 기능은 회원가입 없이 지원하는 도구가 좋습니다.