지난 칼럼에서 스타트업이 꼭 할아야 할 실무 6가지를 소개했다. 개인사업자로 설립할 것인가? 법인으로 설립할 것인가? 회사명과 웹사이트 도메인, 이메일 등은 가능하면 일치시키는 것이 좋다. 자료 공유를 위해 클라우드 서비스를 활용하고 소통 채널을 정비하는 것이 필요하다. 프로젝트를 체계적으로 관리하기 위해서는 적절한 도구를 활용하는 것이 좋다는 6가지 내용을 다룬 데 이어 이번 칼럼에서는 4가지 항목을 추가로 소개한다.

7. 현금흐름을 관리하라

스타트업이 어려움을 겪는 실무 중 하나가 바로 자금 관리 부분이다. 어느 정도 회사 규모가 되면 최고재무이사(CFO) 역할을 전담하는 임원이 필요하겠지만 스타트업은 보통 회사 대표가 자금 관리도 함께 하는 경우가 많다. 경영학을 전공하지 않았더라도 기본적인 현금 흐름을 이해하지 않으면 자금 낭비가 발생한다. 회사를 지속적으로 운영하기 위해서는 기본적인 현금 흐름에 대한 이해와 관리가 중요하다.

현금 흐름에서 가장 중요한 것은 ‘매출’이다. 회사의 사업 영역 중 매출이 발생하는 종류대로 매월 매출을 기록하는 게 좋다. 매출이 발생하는 항목과 거래처를 정리하여 엑셀 파일에 매월 예상되는 매출을 기록해야 한다. 최소 3개월 이상의 매출이 확보될 수 있도록 관리를 해야 한다. 마케팅, 광고홍보 에이전시 등은 운영대행 프로젝트 계약을 하기 때문에 프로젝트를 수주하면 최소 6개월에서 1년 정도의 확정 예상 매출이 생긴다. 반드시 예상 매출 관리를 하고 최소 3개월 이상의 확정 매출을 관리해야 한다.

현금 흐름에서 두 번째 중요한 것은 ‘지출’이다. 스타트업 지출 중에서 가장 큰 비중을 차지하는 것은 대부분 직원들의 급여일 것이다. 월급이 밀리는 일이 없도록 현금 관리를 해야 한다. 일반적으로 급여일은 25일이 많은데 필자가 운영하는 연구소는 급여일이 매월 5일이다. 월말까지 거래처로부터 매출이 입금되면 회사의 지출을 정리하고 5일에 급여를 지급한다. 경험상 거래처가 25일 이전에 해당 월 매출을 정산하지 않는 경우가 많아 월말까지 최대한 매출을 정산받은 후 지출을 정산했다. 대부분의 경우 매출에 대한 입금이 되면 거의 당일에 해당 매출과 관련하여 지급해야 할 금액을 거래처에 지급하는 원칙을 가지고 있었다. 내가 빨리 돈을 받고 싶은 만큼 정산해야 할 지출도 최대한 빨리 정산해 주는 것을 원칙으로 운영했다.

지출 중에서 세금과 관련된 부분은 미리 별도로 관리를 해야 한다. 특히 매출과 함께 발생하는 부가세는 별도의 통장으로 관리하는 것을 추천한다. 매출과 부가세가 함께 입금이 되는데 별도로 관리하지 않으면 부가세를 운영 자금에 포함하여 지출하는 경우가 많이 생긴다. 매출이 늘어날 때 부가세를 별도로 관리하지 않으면 부가세를 납부하는 달에 뜻하지 않게 납부를 못하는 경우가 생길 수 있다.

따라서 회사 자금 관리를 위해 통장을 개설하고 활용하는 것을 추천한다. 매출 통장, 지출 통장, 부가세 통장을 나누어 관리하면 좋다. 매출 통장에서 지출 통장으로 해당 월에 필요한 운영자금을 이체하고 부가세, 4대보험, 임대료 등 각종 주요 지출은 미리 부가세 통장으로 이체해 두고 자금을 운영할 것을 추천한다. 처음부터 이렇게 통장을 나누어 자금 관리를 하면 초보 스타트업 경영자라도 큰 실수는 피할 수 있다.

회사 운영 카드는 가능하면 체크카드를 이용하고 지출 통장으로 연결한다. 신용 카드를 사용하면 당장 지출 금액이 안 보이기 때문에 불필요한 지출이 늘어나고 카드 결제일에 목돈이 빠져나가면서 자금 관리에 문제가 생기기 쉽다. 지출 항목이 운영자금 통장에서 바로 빠져나가야 불필요한 지출을 줄일 수 있다. 꼭 필요한 경우가 아니라면 회사 지출은 체크카드로 지출할 것을 강력 추천한다.

지출은 꼼꼼하게 기록하고 불필요한 지출을 최대한 줄여야 하며 비용 지출의 우선순위를 미리 정해두고 직원의 복리후생과 복지에 우선 투자하는 게 바람직하다.

8. 직원 교육에 투자하라

매출의 일부를 직원 교육에 투자하라. 대기업에서 스핀오프하여 시작하는 스타트업에 아니라면 대부분의 스타트업은 사회 경험이나 해당 분야 비즈니스 경험이 많지 않은 상태에서 스타트업을 하게 된다. 사업에 대한 가능성과 전망을 보며 어느 정도 위험을 감수한 채 사업을 시작한다. 스타트업에 참여한 사람들은 사업 초반에 매우 치열하게 자신들의 사업 분야에 대해 공부해야 한다.

스타트업 대표와 임원들은 학습에 솔선수범해야 한다. 직원 교육에 매출의 일정 부분을 할당하여 투자해야 한다. 불필요한 지출을 줄이고 직원 교육에 공격적으로 투자하는 것이 중요하다. 열정과 희망을 가지고 스타트업에 참여했지만 회사로부터 더 이상 배울 게 없고 본인이 성장하지 않는다고 생각하면 회사를 옮기고 싶은 마음이 들기 마련이다.

스타트업의 경쟁력은 대표, 임원, 직원들 한 명 한 명의 개인 역량의 합과 같다. 회사 규모가 커지고 팀과 팀원이 늘어나면서 회사가 시스템화 되기 전까지는 개인 역량에 크게 의존한다. 스타트업 초기에 직원 교육을 어떻게 하느냐가 회사 성장의 발판이 된다. 회사가 성장 흐름에 들어서면 핵심 인력이 빠져나가도 회사 운영이 될 수 있도록 시스템을 만들고 적절한 대체 인력군을 육성하는 것이 필요하다.

역량이 좋은 직원은 더 좋은 조건을 찾아 떠나기 마련이다. 회사를 떠나는 직원을 잡거나 막기는 사실상 어렵다. 좀 과장해서 표현하면 유능한 직원은 떠나고 무능한 직원만 회사에 남는 상황이 된다. 직원 교육에 투자해 보면 유능한 직원과 무능한 직원을 구분할 수 있다. 유능한 직원과 오래 함께 일할 수 있는 환경을 만들고 무능한 직원은 다시 기회를 주거나 교체하는 적절한(?) 프로그램을 준비해야 한다.

연봉만으로 유능한 직원을 붙잡아 두기는 쉽지 않다는 것도 잊지 말아야 한다. 자신의 역량을 발휘하고 회사의 성장과 함께 자신도 성장한다는 만족감과 기대를 줄 수 있다면 좋은 인재들과 조금 더 오래 일할 수 있다. 직원 교육을 할 때 너무 기능적인 교육만 하게 되면 소속감이 떨어질 수 있으니 팀워크를 높일 수 있는 교육 프로그램도 적극적으로 활용할 것을 추천한다. 때때로 외부 전문가를 통한 멘토링이나 정기적인 상담도 좋은 교육 프로그램이다.

9. 문서 양식이 필요하다

스타트업을 시작하면 당장 여러 가지 문서 양식을 만들어야 한다. 대강 필요한 문서 양식은 다음과 같다. 주간 계획표, 미팅 보고서, 회의록, 휴가 신청서, 지출 결의서, 성과 보고서, 연구 보고서, 재직 증명서, 견적서, 제안서, 회사 소개서, 입사 지원서 등이 필요하다. 우선순위가 있는 것은 아니지만 스타트업 초반에는 회사 업무와 관련한 문서를 빠르게 표준화하고 공유하는 것이 불필요한 커뮤니케이션을 줄일 수 있다.

처음부터 모든 문서 양식을 만들기는 어려우니 사업을 하면서 반복되는 업무에 대한 문서부터 회사 표준 양식으로 만들면 된다. 문서 양식을 만들 때 다른 회사의 양식을 참고하는 것도 필요하지만 자기 회사만의 업무에 맞추어 문서 양식을 간소화 하거나 확장하는 노력이 필요하다. 회사 규모가 커지면 결국 적절한 문서로 커뮤니케이션하는 것이 효과적이다. 문서 꾸미기나 이쁘게 만들기에 집중하지 말고 가능하면 문서에 들어갈 내용 자체에 집중하고 제안이나 보고를 할 때 정확한 출처와 신뢰할 만한 통계나 숫자 등을 근거로 문서를 만드는 훈련이 필요하다.

필자는 몇 년 전부터 회사 문서 정리를 워크플로위(WorkFlowy)라는 도구로 통합했다. 워크플로위는 목록 중심의 할 일 관리 도구로 더 많이 알려져 있는데 웬만한 회사의 업무와 개인 업무는 워크플로위로 통합할 수 있을 정도로 막강한 자료 정리 도구다. 외부로 보내는 문서 양식 외에 회사 내부에서 공유하는 정보나 업무는 워크플로위로 통합하는 방법도 자문을 하고 있으니 관심 있는 스타트업은 언제든지 문의하기 바란다.

10. 업무 흐름을 표준화하라

스타트업이 꼭 알아야 할 실무에서 마지막 조언은 업무 흐름을 표준화 하라는 것이다. 개인 업무든 회사 업무든 대부분의 일이 반복해서 비슷한 패턴으로 발생한다. 반복되는 업무를 효율적으로 처리하기 위해서는 일처리에 대한 표준화가 필요하다. 표준화라고 해서 거창한 것은 아니고 일을 처리하는 기준과 우선순위를 정하고 일의 계획, 진행, 성과에 대한 기록을 어떻게 할 것인지에 대한 원칙을 정하는 것이다.

표준화를 할 때 필자가 조금 다른 방향으로 조언하는 것은 형식에 집착하지 말라는 것이다. 앞에서 문서 양식을 만들라고 하면서도 워크플로위라는 도구를 소개한 것처럼 업무 흐름을 표준화 하는데 필요한 정보 요소가 무엇인지 먼저 정해야 한다. 기록해 두어야 할 내용이 무엇인지 먼저 정하고 그것이 익숙해지면 효과적으로 정리할 수 있는 양식이나 형식을 도입하면 된다. 경험이 많은 사람이 형식이나 양식을 잘 만들어서 배포하고 그것을 따르는 것도 선택할 수 있는 방법이겠지만 스타트업은 자신들만의 방식을 찾아가는 것도 내부 역량을 키우는 과정이 될 수 있다.

업무 자체를 표준화 하는 것보다 ‘업무 흐름’을 표준화 하는 것에 더 관심을 가져라. 매출을 올리기 위해서 사전에 해야 할 일들과 매출이 발생한 후에 해야 할 일들이 무엇이 있는지 나열해 보고 그 일들이 어떤 순서로 어떻게 흘러가는 것이 사업 성과를 더 낼 수 있는지 고민하고 검토하고 실행하고 피드백 하면서 업무 흐름을 표준화 해야 한다. 업무 흐름을 표준화 하는 것은 사업 성과를 점점 더 효과적으로 확장할 수 있는 핵심이다.

스타트업을 하는 것은 규모만 작을 뿐이지, 회사 업무를 전반적으로 처리해야 한다. 직원의 수가 적고 사업 영역이 좁을 뿐이지 사업을 위한 업무 흐름은 같다. 사람의 창의력이 필요하지 않은 반복적인 업무를 단순화, 표준화, 자동화 하면서 아이디어를 제시하고 제시된 안건에 대해서 자유롭게 토론하고 합의하고 고객에게 새로운 가치 제안을 할 수 있어야 지속적으로 성장할 수 있다. 두 편에 걸쳐서 정리한 스타트업 실무 10가지에 대한 내용을 자사의 상황에 맞게 잘 적용하길 바란다.